O que fazer após uma fatura ser invalidada
No trabalho financeiro diário, a anulação de faturas é uma operação comum. Seja devido a um erro de preenchimento, transação cancelada ou outros motivos, o tratamento correto das faturas anuladas é fundamental para empresas e indivíduos. Este artigo apresentará em detalhes os procedimentos de processamento, precauções e leis e regulamentos relevantes após a invalidação das faturas para ajudá-lo a evitar riscos financeiros desnecessários.
1. Motivos comuns para invalidação de faturas
Faturas anuladas geralmente são causadas pelos seguintes motivos:
| Tipo de motivo | Instruções específicas |
|---|---|
| Erro de preenchimento | As informações da fatura (como valor, cabeçalho, número fiscal, etc.) são preenchidas incorretamente |
| transação cancelada | Comprador e vendedor negociam para cancelar a transação |
| Repetir faturamento | Várias faturas emitidas para a mesma transação |
| problema do sistema | Falha no sistema de faturamento leva a informações anormais na fatura |
2. Processo específico para invalidação de faturas
Em circunstâncias diferentes, a invalidação da fatura é tratada de forma diferente:
| Estado da fatura | Método de processamento | Coisas a serem observadas |
|---|---|---|
| Nenhuma fatura em papel emitida | Anular diretamente no sistema de faturamento | A operação de invalidação precisa ser concluída dentro de 24 horas |
| Emitido, mas não entregue | Anular e retirar a cópia da fatura no sistema | Todas as cópias devem estar completas |
| Entregue ao cliente | Necessidade de emitir fatura em carta vermelha para compensação | É necessária a obtenção do “Formulário de Informações para Emissão de Nota Fiscal Red Letter” emitido pela outra parte |
| Fatura eletrônica | Processamento redundante no sistema de faturamento | Precisa concluir a operação em 72 horas |
3. Prazos para invalidação de faturas
Os prazos de invalidação para diferentes tipos de faturas são os seguintes:
| Tipo de fatura | anular prazo |
|---|---|
| Fatura especial de imposto sobre valor agregado | As emissões emitidas no mês corrente podem ser anuladas, sendo necessários créditos vermelhos caso a data seja ultrapassada. |
| Fatura normal | As emissões emitidas no mês corrente podem ser anuladas, sendo necessários créditos vermelhos caso a data seja ultrapassada. |
| Fatura ordinária eletrônica | Pode ser lavado dentro de 72 horas após a emissão |
| Fatura de venda de veículos automotores | Deve ser invalidado no dia da emissão |
4. Coisas a serem observadas ao invalidar faturas
1.As faturas anuladas devem estar completas: Quando uma fatura em papel é invalidada, todas as cópias (cópia da fatura, cópia contábil, cópia do canhoto, etc.) devem ser recuperadas e carimbadas com o selo “anulado”.
2.Processo no tempo: A operação de anulação deve ser concluída dentro do prazo especificado. Caso esteja vencido, não será anulado diretamente e só poderá ser processado mediante emissão de fatura vermelha.
3.Mantenha registros inválidos: Todas as faturas invalidadas devem ser guardadas adequadamente por pelo menos 5 anos para serem preparadas para inspeção pelas autoridades fiscais.
4.Evite faturas duplicadas: se precisar reemitir uma fatura depois de ela ter sido invalidada, você deverá garantir que a fatura original foi completamente invalidada para evitar a emissão de várias faturas válidas para a mesma transação.
5.Requisitos especiais para faturas eletrónicas: Após a invalidação da fatura eletrónica, esta deverá ser claramente assinalada no sistema de faturação e uma notificação de invalidação deverá ser enviada ao comprador.
5. Riscos legais de faturas inválidas
O tratamento inadequado de faturas anuladas pode trazer os seguintes riscos:
| Tipo de risco | possíveis consequências |
|---|---|
| Faturas falsas | Suspeito de evasão fiscal, enfrenta sanções administrativas ou até responsabilidade criminal |
| Fatura perdida | A não anulação normalmente pode resultar em dupla tributação |
| Violação e invalidação | Confirmado pelas autoridades fiscais que viola os regulamentos, afetando a classificação de crédito fiscal |
| Discrepâncias entre contas e fatos | Causando caos financeiro e aumentando o risco de auditoria |
6. Perguntas frequentes
P: Por quanto tempo as faturas anuladas precisam ser mantidas?
R: De acordo com a “Lei de Gestão de Arrecadação de Impostos”, as faturas inválidas devem ser guardadas por 5 anos.
P: As faturas eletrônicas podem ser anuladas?
R: As faturas eletrónicas não podem ser anuladas diretamente e só podem ser compensadas através da emissão de uma fatura vermelha.
P: As faturas que abrangem vários meses ainda podem ser anuladas?
R: As faturas mensais não podem ser anuladas diretamente e devem ser processadas através da emissão de uma fatura em carta vermelha.
P: Preciso do consentimento da outra parte para cancelar uma fatura?
R: Se uma fatura que foi entregue ao comprador for invalidada ou cobrada em vermelho, o comprador deverá cooperar com a emissão do “Formulário de Informações para Emissão de Faturas em Carta Vermelha”.
7. Resumo
O tratamento correto de faturas anuladas é uma parte importante da gestão financeira. As empresas devem estabelecer um sistema completo de gestão de faturas, padronizar o processo de invalidação de faturas e garantir a conformidade com os requisitos da legislação fiscal. Para o pessoal financeiro, o domínio dos regulamentos relevantes e das competências operacionais para invalidar faturas pode prevenir eficazmente os riscos fiscais e salvaguardar os direitos e interesses legítimos das empresas.
No trabalho diário, é recomendável verificar regularmente o uso das faturas e descobrir e processar prontamente as faturas que precisam ser anuladas. Se não tiver certeza de como lidar com a situação, consulte as autoridades fiscais ou consultores fiscais profissionais a tempo de evitar problemas desnecessários causados por operação inadequada.
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